Mise en place simplifiée de l'alerte (défilement vers le bas pour l'aide vidéo)

1. Lancez la recherche que vous souhaitez enregistrer en tant qu'alerte.
2. Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder votre recherche
3. Nommez votre recherche et cliquez sur enregistrer
4. Cliquez sur l'icône de la cloche d'alerte pour configurer l'alerte
5. Activer l'alerte
6. Activer les notifications
7. Définir une fréquence
1. Si vous définissez une alerte quotidienne ou horaire, veuillez indiquer l'heure au format HH:MM AM/PM.
2. Les alertes immédiates sont envoyées en temps réel
8. Sauvegarder vos sélections
9. La cloche d'alerte à côté du nom de votre recherche sera verte, indiquant que vos alertes sont actives
   

Configuration détaillée de l'alerte (défilement vers le bas pour l'aide vidéo)

1. Favorisez votre recherche - cela place votre recherche parmi vos favoris en haut de la liste de vos recherches enregistrées dans ce module
   
2. Configurer une alerte - cela vous permet de configurer une alerte pour vous-même sur cette recherche
   
3. Partager la recherche - cela vous permet de partager vos recherches avec d'autres membres (voir Sauvegarde et partage des recherches) ainsi que de configurer des alertes pour eux.
   
4. Renommer la recherche - cela vous permet de renommer votre recherche enregistrée
   
5. Supprimer la recherche - cela vous permet de supprimer votre recherche enregistrée

1. Nom de la recherche : il s'agit de la recherche enregistrée que vous êtes actuellement en train de configurer sur une alerte.
   
2. Activer l'alerte - activez cette option pour activer les alertes sur cette recherche enregistrée
   
3. Remarque : rédigez une note pour vous aider, vous ou les membres avec lesquels vous partagez, à mémoriser les détails de cette recherche.
   
4. Inclure la note dans l'e-mail : cochez cette case pour inclure cette note avec les résultats des alertes au fur et à mesure de leur envoi par e-mail.
   
5. Envoyer des notifications - activez cette option pour recevoir des notifications par e-mail (si cette option est désactivée, les résultats des alertes s'accumuleront dans votre module d'alertes mais ne vous seront pas envoyés par e-mail - voir Gestion des alertes dans le module alertes pour plus de détails)
   
6. Fréquence des e-mails - définissez le calendrier selon lequel vous souhaitez recevoir les résultats des alertes par e-mail
   
7. Balise - utilisez des balises identiques pour combiner des alertes distinctes en un seul e-mail
   
8. Afficher l'aperçu du document - cochez cette case pour que vos alertes soient envoyées en affichant les premiers mots-clés en contexte ou bien les premières lignes de texte du document

Vidéo : Configuration des alertes - Définition et réception d'alertes

1. Vous devez d'abord sauvegarder votre recherche avant de pouvoir paramétrer une alerte sur celle-ci (voir Sauvegarde et partage des recherches)
   
2. Cliquez sur la flèche vers le haut ou vers le bas à côté du nom de recherche dans la zone Nom de recherche enregistré , comme indiqué sur la capture d'écran.   au-dessus de
3. Localisez la recherche en question
4. Cliquez sur l'icône en forme de cloche dans la zone Icônes des recherches enregistrées à côté du nom de la recherche en question, comme indiqué sur la capture d'écran.   ci-dessus pour lancer la boîte de dialogue Mes paramètres d'alerte

1. Voici tous les éléments disponibles dans la boîte de dialogue Mes paramètres d'alerte
1. Nom de recherche - assurez-vous de configurer une alerte sur la recherche correcte en vérifiant le nom de recherche
   
2. Activer l'alerte - afin que cette recherche commence à collecter et à conserver et/ou à vous envoyer de nouveaux résultats par courrier électronique
3. Remarque : décidez si vous souhaitez ajouter une note à cette alerte pour vous rappeler, ainsi qu'à tout autre destinataire, les détails pertinents de cette recherche.
   
4. Inclure dans l'e-mail : décidez si vous souhaitez inclure votre note dans les e-mails envoyés à partir de cette alerte (à vous ainsi qu'à toute personne avec laquelle vous partagez cette recherche) ou si vous souhaitez qu'elle soit uniquement visible dans Mon alerte . Boîte de dialogue Paramètres
5. Envoyer des notifications - décidez si vous souhaitez que des notifications par e-mail vous soient envoyées pour cette recherche ou si vous souhaitez simplement vous connecter pour voir les résultats de vos alertes dans le produit.
1. Si vous souhaitez des notifications par e-mail, activez-les ici
   
2. Si vous ne souhaitez pas de mises à jour par e-mail sur cette alerte, vos résultats s'accumuleront toujours dans votre module d'alertes et vous resteront toujours accessibles - vous n'avez pas besoin d'activer les alertes par e-mail afin de collecter et de stocker les nouveaux résultats de cette recherche dans votre Module d'alertes
6. Fréquence des e-mails - Si vous activez les alertes par e-mail, décidez ici du calendrier des e-mails - elles peuvent être envoyées en temps réel, quotidiennement ou hebdomadairement.
   
7. Balise - ajoutez une balise pour vos propres besoins organisationnels ou bien pour combiner des alertes distinctes en une seule notification
   
1. Si vous définissez la même balise et la même heure de notification (étape 6) pour plusieurs alertes, les résultats de ces alertes distinctes seront combinés dans le même e-mail envoyé à ce moment-là.
   
1. Le regroupement des alertes via Tag et Notification Time peut ne pas fonctionner correctement lorsque les alertes sont configurées pour être envoyées « immédiatement », car elles ne seront pas retardées pour être compilées en un seul e-mail. Cette fonctionnalité fonctionne mieux avec les alertes quotidiennes et hebdomadaires.
8. Afficher l'aperçu du document dans l'e-mail : décidez si vous souhaitez que l' aperçu du document (premiers appels de vos mots-clés en contexte ou bien premières lignes de texte sur le document) soit inclus pour chaque document qui vous est envoyé via une alerte.
2. Cliquez sur Enregistrer
   
3. L'icône en forme de cloche à côté de la recherche en question est maintenant verte, indiquant qu'elle est configurée sur une alerte et qu'elle commencera à collecter de nouveaux résultats pour votre recherche (et à vous les envoyer par e-mail si vous le souhaitez).

1. Nom de la recherche : assurez-vous de partager et de définir des alertes sur la recherche correcte
   
2. Mon rôle : cela vous permet de savoir si vous êtes le propriétaire de la recherche ou un spectateur
   
1. Les propriétaires peuvent modifier les recherches et partager avec d'autres membres
   
2. Les membres peuvent activer ou désactiver les alertes pour eux-mêmes, mais ne peuvent pas modifier les recherches ni partager/annuler le partage des recherches avec d'autres membres.
   
3. Sélectionnez les membres à ajouter - si vous êtes le propriétaire de la recherche et souhaitez la partager avec d'autres membres, sélectionnez-les ici
   
4. Rechercher - filtre la liste des membres partagés en fonction de ce qui est saisi dans ce champ - utile lorsqu'il existe de longues listes de membres partagés
   
5. Icône d'alerte globale - vous permet de définir des alertes identiques pour plusieurs membres en même temps
   
6. Icône Supprimer globalement : vous permet de supprimer simultanément plusieurs membres partagés lors d'une recherche si vous êtes le propriétaire de cette recherche.
   
7. Partager le rôle : définissez le rôle de partage (propriétaire ou spectateur) pour les membres avec lesquels vous partagez
   
1. Définir un autre membre comme propriétaire le rend copropriétaire avec vous et lui accorde des privilèges égaux pour modifier la recherche et partager ou annuler le partage avec d'autres membres.
   
8. Icônes d'alerte de membre : indique quels membres sont partagés sur les alertes (et reçoivent de nouveaux résultats dès leur arrivée) et quels membres sont simplement partagés lors de la recherche (et ne reçoivent aucun nouveau résultat à moins qu'ils n'exécutent la recherche manuellement).
   
9. Supprimer - vous permet de supprimer un membre du partage sur cette recherche si vous êtes propriétaire
   
10. Supprimer la notification par e-mail de partage - si vous cochez cette case, lorsque vous cliquez sur Enregistrer , les nouveaux membres ajoutés ou supprimés ne recevront PAS de notification par e-mail indiquant qu'ils ont été ajoutés ou supprimés.
    
1. Si vous ne cochez pas cette case, les membres ajoutés ou supprimés recevront une notification par e-mail indiquant qu'ils ont été ajoutés ou supprimés.
   
2. Ceci est utile pour les administrateurs qui partagent régulièrement de nombreuses recherches et souhaitent peut-être configurer toutes les recherches d'un membre avant de le notifier une fois au lieu d'envoyer un e-mail pour chaque recherche configurée.

Vidéo : Configuration d'alertes - Utilisation du balisage pour combiner plusieurs alertes en une seule notification par e-mail

1.   Ouvrir l'e-mail d'alerte que vous avez reçu
   
2. Cliquez sur le titre du lien hypertexte du document pour ouvrir le document dans Avantis
   
3. L'ouverture du document dans Avantis permet de :
   
1. Voir les termes surlignés
   
2. Rechercher une nouvelle langue dans le document
   
3. Cliquez sur le profil de l'émetteur pour voir tout ce qui concerne cet émetteur.
   
4. Modifiez les paramètres d'alerte, les paramètres de partage, etc.
   
4. Vous pouvez également choisir de cliquer sur le lien Afficher le PDF uniquement afin d'ouvrir le PDF nu dans une visionneuse en ligne.
   
5. Le lien Afficher le PDF uniquement vous permet de partager avec des personnes qui ne disposent pas de licence Avantis dans un format qu'ils peuvent visualiser, mais il ne renvoie à aucune des riches fonctionnalités d'Avantis.